Arkivverktet skriver:"Alle offentlige virksomheter skal ha et klassifikasjonssystem – ofte kalt en arkivnøkkel – for ordning av sitt saksarkiv. Systemet skal omfatte alle virksomhetens saksområder. Klassifikasjonssystemet er "nøkkelen" til ordning av et arkiv, og skal omfatte alle virksomhetens sakområder. Arkivnøkkelen kan vere basert på eitt eller fleire ordningsprinsipp. Oftast byggjer den på ei inndeling etter emne, men den kan også vere funksjons- eller objektbasert. Eksempel på objektordna seriar er personalsaker ordna etter namn eller fødselsdato og bygningssaker ordna etter gards- og bruksnummer. I eit papirarkiv blir det brukt rekkjeordningssystem som fastset korleis sakene skal stillast opp. Det kan vere kronologisk etter dato eller løpenummer, alfabetisk eller etter eit kodesystem frå ein arkivnøkkel."
Namsskogan kommune:Fram til 1.1.2014 er alle arkiv papirbasert. Fra 1.1.2014 er emnearkivet i ESA (sak/arkivsystemet), elektronisk. Fra 1.6.2021 er arkivet i Namsskogan kommune elektronisk. Det betyr at kommunen ikke har papirarkiv. Arkivnøkler:
Fra 1979 til 31.12.1993 Arkivnøkkel NKS.
Fra 1.1.1994 K-koder. Sakarkivsystemet er ryddet i bokser klassifisert etter arkivkodene pr år. Fra 1.1.2014 gjelder fullelektronisk arkiv i ESA. Objektordnet arkiv:
- Personalarkiv er ordnet etter fødselsdato.
- Eiendomsarkiv er ordnet etter gårds- og bruksnummer.
- Elevarkiv er ordnet med alfabetisk inndeling etter elevens etternavn. Navnet på mappen påføres på denne måten: Etternavn, Fornavn. Fødselsdato benyttes for å skille elever med samme for- og etternavn. Etter 1.6.2021 er elevarkivet organisert etter fødselsnummer.Sjekk denne
- Barnemapper (barnehager) er ordnet etter alfabetisk inndeling etter barnets etternavn. Fødselsdato benyttes for å skille barn med samme for- og etternavn. Etter 1.6.2021 er elevarkivet organisert etter fødselsnummer.Sjekk denne
- Møtebøker er ordnet etter arkivskaper pr år. Eks. kommunestyret - møteprotokoll 2021, 2022 osv.
|