|
Saksbehandler har et viktig medansvar for at arkivet alltid skal fungere som en oppdatert og effektiv informasjonsbase. Saksbehandler er ansvarlig for at alle saksdokumenter de arbeider med blir arkivlagt, dvs. alle saksdokument som iht. Offentlighetsloven §§ 2 og 3 er å regne som saksdokument for organet. En sak kan defineres som en forespørsel som er til behandling. Dokumentene i en sak skal holdes samlet – og det skal være samsvar mellom fysisk/elektronisk mottatte dokumenter og dokumentene som inngår i et saksnummer i kommunens elektroniske sak-/arkivsystem. Saksbehandler skal derfor:
- Kontrollere at mottatte brev/elektroniske dokumenter er registrert i arkivet og har riktig arkivbetegnelse, saksnummer og saksbehandler.
- Ha ansvaret for at brev/elektroniske dokumenter som kommer direkte til saksbehandler blir journalført.
- Påse at gradering av post er påført og med riktig lovhjemmel.
- Påse at overskriften på utgående brev er dekkende og at brevet kun omhandler en sak. Saksbehandler har ansvar for at journalposten blir ekspedert og arkivert riktig.
- All saksbehandling skal skje i kommunens sak/arkivsystem eller fagsystemer. Absolutt ingen kommunale dokumenter skal lagres i personlige filer/mapper. Saksbehandler skal journalføre egne utgående brev og interne notater – dvs. alt som mottas som ledd i saksbehandlingen.
- Gi beskjed til sin leder eller arkivet ved overføring av sak til annen saksbehandler.
- Saksbehandler har ansvaret for at den fysiske arkivmappen ryddes for arkivuverdig materiale som konsept, kladder, dubletter, arbeidsnotat, binderser, post-it-lapper m.m.
- Saksbehandler har ansvaret for at materiale de låner ut fra arkivet blir registrert som utlånt og at materialet blir returnert i samme stand som før utlånet. Saksbehandler kan ikke låne arkivmateriale videre til andre uten at dette blir registrert.
- Saksbehandler har ansvaret for oppfølging av saker - følge opp sine restanser og ferdigstille saker løpende.
- Ansvar for å melde avvik ved brudd på prosedyrer.
|
|